Vivimos en un mundo en el que la eficiencia operativa y la experiencia del cliente se han convertido en el centro de cualquier actividad empresarial. En este contexto, la tecnología ha pasado de ser un complemento a convertirse en el centro de la estrategia. Un claro ejemplo de ello es el Property Management System (PMS), pero… ¿qué es exactamente un PMS? ¿Para qué sirve? ¿Y cómo puede transformar la manera en que se gestiona un hotel, hostal o cualquier tipo de alojamiento?

‍

Este tipo de sistema, que nació en el sector hotelero, tiene como objetivo facilitar la gestión diaria de los establecimientos. Su utilidad y versatilidad han hecho que con el tiempo se haya extendido a otros ámbitos como el alquiler vacacional, alojamientos rurales, residencias de estudiantes o espacios de coliving.

‍

En esta guía, te contamos qué es exactamente un PMS, cómo funciona y por qué se ha convertido en una herramienta imprescindible para propietarios y gestores de todo tipo de alojamientos. ‍

‍

Funcionalidades de un PMS

‍

Un PMS ofrece múltiples funcionalidades para unificar y automatizar la gestión desde un solo lugar:

‍

• Automatización de reservas: gestiona reservas de forma centralizada, permite recibir, confirmar o rechazar reservas automáticamente y activar la opción de auto-reserva. Esto agiliza la administración y evita confusiones en la agenda.

• Gestión de pagos y facturación: controla los cobros de rentas de forma segura. Se pueden integrar pasarelas de pago, generar facturas y hacer seguimiento de pagos pendientes. Además, muchos PMS ofrecen reportes financieros para monitorear la rentabilidad.

• Control de calendario y disponibilidad: un calendario unificado muestra en tiempo real las fechas ocupadas o libres, evitando dobles reservas. Al integrarse con distintos portales, bloquea automáticamente las fechas reservadas en todas las plataformas.

• Gestión documental: facilita la generación y firma digital de contratos de alquiler, y centraliza documentos como identificaciones, inventarios y comprobantes en la nube, accesibles cuando se necesiten.

• Comunicación con inquilinos/huéspedes: incluye bandejas de mensajería unificada o plantillas automáticas, lo que permite enviar instrucciones y recordatorios programados. Tener todas las conversaciones en un solo lugar mejora la atención y satisfacción del cliente.

‍

Beneficios frente a la gestión manual

‍

La gestión de alojamientos de forma manual puede ser un verdadero reto para propietarios. Con un PMS, puedes simplificar y automatizar procesos, ofreciendo grandes ventajas frente a la gestión tradicional. Estos son algunos de sus principales beneficios:

‍

• Ahorro de tiempo y mayor eficiencia: un PMS automatiza tareas como check-ins, emails o facturas, liberando tiempo para tareas estratégicas y mejorando la productividad.

• Menos errores y cero sobreventas: con procesos automatizados, se reducen errores humanos en reservas y cobros. La sincronización en tiempo real de calendarios evita el overbooking y mantiene la información actualizada.

• Centralización y control total: toda la información relevante está centralizada y disponible desde cualquier dispositivo. Esto da mucha visibilidad completa para tomar decisiones informadas, incluso con propiedades en distintas ubicaciones.

• Mejora de la experiencia del inquilino/huésped: automatizar comunicaciones y reducir errores mejora notablemente la experiencia del cliente, quien percibe una gestión profesional y organizada.

• Escalabilidad y crecimiento del negocio: gracias al PMS puedes gestionar muchas propiedades sin perder eficiencia y asumir más inmuebles sin necesidad de ampliar el equipo, optimizando ingresos y ocupación. ‍

‍

‍¿A quién va dirigido un PMS?

‍

1. A propietarios o inversores con múltiples inmuebles: aquellos que gestionan un pequeño portafolio de propiedades encontrarán en el PMS una herramienta para organizarse, evitar dobles reservas y ofrecer una experiencia consistente al inquilino.

2. A agencias inmobiliarias y property managers profesionales: empresas que controlan decenas o cientos de unidades alquilables necesitan un sistema intuitivo y escalable. El PMS permite mantener sincronizados precios, disponibilidad y comunicaciones, siendo una opción perfecta para alquiler vacacional, fincas urbanas o gestores de propiedades para terceros.

3. A empresas de alquiler turístico, colivings, resiencias...: negocios con alta rotación de inquilinos requieren herramientas fáciles y versátiles. Un PMS permite coordinar check-ins/check-outs, contratos por meses y servicios comunes mediante la automatización. En estos modelos emergentes, resulta imprescindible una solución que combine funciones vacacionales y tradicionales.

‍

Arrento: el PMS de Lodgerin

‍

En este contexto Arrento, el PMS desarrollado por Lodgerin, es una plataforma integral “todo en uno” que permite gestionar y comercializar propiedades de media estancia en cualquier parte del mundo.  

‍

Con una digitalización 360, centraliza la comercialización, la gestión de alquileres y la relación con los inquilinos en un solo software, eliminando la necesidad de usar múltiples herramientas. Arrento reduce costes operativos, mejora la eficiencia y ofrece una experiencia de usuario más fluida. Además, optimiza la ocupación permitiendo gestionar reservas individuales y de grupos, especialmente a través de Arribo, su propia app para estudiantes desplazados.

‍

Con su lema We Do Care, el gran factor diferenciador de Lodgerin, la plataforma se adapta a cualquier proceso de movilidad internacional, ofreciendo una solución personalizada que va mucho más allá de las funcionalidades básicas.